Kako napraviti savršen sadržaj u Wordu

Sadržaj u Wordu potencijalno može zadavati dosta glavobolja, jer po mom mišljenju sučelje za njegovo definiranje nije baš intuitivno odrađeno. Međutim, ako malo zagrebete ispod površine, moguće je napraviti sadržaj koji radi i izgleda točno onako kako želite. Nadam se da ću u nastavku omogućiti da napokon postignete savršen izgled sadržaja u vašem dokumentu.

Defaultno, u sadržaj dokumenta upadaju samo stilovi Heading 1, Heading 2, Heading 3… Umjesto ovih, možete sami definirati stilove koje želite u sadržaju.

Kako umetnuti sadržaj?

Dva su osnovna načina za umetanje sadržaja u dokumentu:

• Korištenjem sučelja References > Table of Contents > Custom Table of Contents…
• Korištenjem polja (Fields) 

U nastavku ću obraditi oba načina; prvi je jednostavniji za početnike, ali zahtijeva dosta klikanja za naknadno mijenjanje i ispravljanje. Ja osobno puno više preferiram drugi način, koji je na prvu malo manje intuitivan, ali jednom savladan omogućuje super brzo ispravljanje i korigiranje.

Umetanje sadržaja preko sučelja

Potrebno je odabrati mjesto umetanja sadržaja, te umetnuti tablicu sljedećom naredbom: References > Table of Contents > Custom Table of Contents…

Nakon toga, prikazuje se sljedeći dijaloški prozor, koji nudi niz opcija za slaganje sadržaja

• Prozor Print Preview – daje prikaz osnovnog formatiranja tablice sadržaja
• Show page numbers – uključuje/isključuje prikaz broja stranice pojedinog poglavlja
• Right align page numbers – uključuje/isključuje desno poravnanje broja stranice
• Use hyperlinks instead of page numbers – elementi sadržaja postaju linkovi
• Tab leader – nudi odabir znakova koji se umeću između naziva poglavlja i broja stranice. Nude se opcije
  •  (none) 
  • ……….
  • – – – – – – 
  • ______

Kako svaka od tih opcija izgleda prikazano je na slici:

• Padajući izbornik Formats nudi odabir nekih predefiniranih tema
• Show levels nudi odabir broja razina koje će se prikazati (Heading 1 … n)
• Tipka Options… otvara sljedeći prozor, koji nudi neke daljnje opcije biranja što upada u sadržaj

• CheckBox Styles – u sadržaj se umeću tekstovi s definiranim stilovima. Za svaki od stilova se unosi njegov TOC level odnosno razina u sadržaju (od 1 do 9)
• CheckBox Outline levels – u sadržaj se umeću odlomci koji imaju definiranu razinu strukture
• CheckBox Table entry fields – u sadržaj se umeću TC polja 
• Tipka Modify… nudi pristup stilovima za editiranje izgleda sadržaja.

Umetanje sadržaja korištenjem dinamičkih polja

Polje koje stvara sadržaj dokumenta u Wordu je TOC (kratica za Table of Contents). Umeće se kao i bilo koje drugo polje: 

• preko sučelja Insert > Quick parts > Fields,
• ili direktno preko tipkovnice Ctrl + F9, pa utipkavanjem TOC, s opcionalnim prekidačima (switches) unutar zagrada { }

Za početak, kreirajte polje samo s TOC tekstom, pa pritisnite tipku F9 za osvježavanje. Nekada je ovo sasvim dovoljno, te nakon ove naredbe imate pristojan sadržaj dokumenta. Samo morate imati na umu da se sadržaj ne osvježava automatski, te ukoliko dodate nove naslove/podnaslove ili za ažuriranje broja stranica. Morate to ručno napraviti. Osvježavanje radite desnim klikom na sadržaj > Update field. Alternativno, možete označiti sadržaj i pritisnuti tipku F9.

Tada se prikaže sljedeći dijaloški prozor:

Opcija Update page numbers only ažurira samo broj stranice na kojem se pojavljuje pojedino poglavlje. Opcija Update entire table ažurira i naslove poglavlja/potpoglavlja, formatiranje i druge parametre koje ste eventualno promijenili. Kod dobro formiranog sadržaja, nema nikakvog razloga za biranje prve opcije, uvijek birajte opciju Update entire table (Ažuriraj cijelu tablicu). 

I to je u najkraćim crtama sve što je potrebno za vašu tablicu. Međutim, vrag je u detaljima. Ako imate potrebu za nekim specifičnostima oko izrade sadržaja, čitajte dalje.

Kako uključiti/isključiti određene razine poglavlja (Heading) u sadržaju?

Ukoliko vaš dokument ima previše razina poglavlja, (na primjer pojavljuje se Heading 6), možete sadržaj ograničiti na par važnijih podnaslova. Po defaultu, sadržaj u Wordu sadrži poglavlja 1-3 (Heading 1, Heading 2 i Heading 3). Recimo u sadržaj želite uključiti sva poglavlja do četvrte razine. To radite na sljedeći način.

Za biranje poglavlja koje će se uključiti u sadržaj, potrebno je koristiti prekidač \o. To radite na sljedeći način. Pozicionirajte kursor na sami početak sadržaja, pritisnite tipkovničku kombinaciju Shift + F9, da se prikaže kôd polja. Tada, bilo gdje iza teksta “TOC” unesite \o “1-4”. Dakle, kôd polja za vaš sadržaj bi trebao izgledati ovako: {TOC \o “1-4”}.

S tipkom F9 osvježite tablicu, te bi vaš sadržaj sada trebao uključiti i Heading 4.

Na ovaj način možete odabrati samo kontinuirani raspon poglavlja koja želite uključiti (npr. “3-6”, “2-4”), ne i izuzeti pojedino poglavlje. Ako primjerice želite prikazati samo poglavlja 1, 2, i 4, bez poglavlja 3, nije moguće to postići s prekidačem \o.

Kako napraviti sadržaj za dio dokumenta, ili više sadržaja unutar jednog dokumenta? 

Recimo da želite izuzeti dio dokumenta iz sadržaja. Ili primjerice imate dosta dug dokument, pa bi možda bilo zgodno na početku svakog poglavlja umetnuti zaseban sadržaj samo za to poglavlje. Za oba slučaja potrebno je koristiti prekidač \b, čime povezujemo sadržaj s Bookmark-om (Knjiškom oznakom). Dakle, prvo trebate označiti dio dokumenta za koji želite izraziti sadržaj. Potom idete na Insert > Bookmark, čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:

U polje ispod Bookmark name unesite naziv vaše oznake. Bookmark oznake imaju nekoliko pravila prilikom imenovanja kojih se morate pridržavati:

1. Moraju započeti slovom
2. Mogu sadržavati samo slova, brojeve i donju crtu (underscore) – “_”
3. Ne smiju sadržavati razmake

Naravno, poželjno je odabrati ime koje ima smisla u vašem kontekstu, kao npr. “Poglavlje_2”, “Uvodno_poglavlje” ili slično tomu.

Nakon toga kliknite na Add, i Bookmark će se pojaviti u popisu. Sada umetnite kursor na mjesto na kojem želite ubaciti navedeni sadržaj, i umetnite polje s Ctrl + F9. Unutar polja upišite: TOC \b “Naziv_bookmarka“. Dakle, u mom primjeru polje bi izgledalo ovako: {TOC \b “Poglavlje_2”}. Nakon što osvježite polje (s F9 ili desni klik > Update field), trebali bi vidjeti sadržaj koji ima samo dio Headinga unutar dijela dokumenta koji ste označili.

Slično možete ponoviti za preostala poglavlja, s tim da za svako poglavlje morate izraditi jedinstven Bookmark.

Kako prikazati broj stranice u kombinaciji s brojem poglavlja unutar sadržaja?

Postizanje brojanja stavki u sadržaju koje uključuje i broj poglavlja (na primjer 2-8, gdje je “2” broj poglavlja, a “8” broj stranice u poglavlju) može se postići s dva sljedeća prekidača:

\s – s ovim prekidačem se uključuje broj poglavlja prije broja stranice. Broj poglavlja mora biti definiran kao SEQ polje. Zgodan način za to postići je umetanjem SEQ polja prije svakog poglavlja, s prekidačem koji ne prikazuje broj, kao npr. {SEQ poglavlje \h}. Nakon što ste umetnuli sva SEQ polja, unutar TOC polja, potrebno se pozvati na tu SEQ listu, pomoću pripadajućeg identifikatora – {SEQ \s “poglavlje”}.

\d – služi za specificiranje separatora, odnosno znaka između broja poglavlja i broja stranice. Kôd polja {TOC \d “:”} prikazuje broj stranice u sadržaju u obliku 1:5, gdje je “1” broj poglavlja, a “5” je broj stranice u poglavlju. Ako ne specificirate navedete ovaj prekidač, defautno podešenje u Wordu je crtica (-).

Kako napraviti popis slika, tablica ili jednadžbi?

Ako želite izraditi popisom slika, tablica ili jednadžbi unutar vašeg dokumenta, to se može jednostavno napraviti korištenjem TOC polja. Preduvjet za to je da ste pravilno ubacili opise slika, tablica, ili jednadžbi.

Popis možete kreirati korištenjem jednog od sljedeća dva polja:

\a – u popis ubacuje slike, tablice, grafikone i druge objekte koji su dostupni iz Caption dijaloškog prozora (desni klik na sliku > Insert Caption). Nakon prekidača potrebno je unijeti naziv oznake (Label) koju želite umetnuti. Tako s kôdom polja {TOC \a Tablica} stvarate sadržaj svih tablica unutar dokumenta. Ovaj prekidač izuzima broj tablice, te prikazuje samo naziv i broj stranice na kojoj se tablica nalazi.

\c – u popis ubacuje slike, tablice, grafikone i druge objekte koji su numerirani pomoću SEQ polja. Nakon prekidača \c potrebno je upisati SEQ Identifikator, koji je jednak identifikatoru definiranom u SEQ poljima. Oznake slike jesu SEQ polja, pa s kôdom {TOC \c Slika} umećete sadržaj svih slika unutar dokumenta. Ovaj prekidač uključuje i broj slike, uz naziv i broj stranice. S \c prekidačem niste ograničeni samo na popis oznaka iz Caption prozora, već možete sami umetati SEQ polja bilo gdje u dokument i koristiti njihov identifikator.

Alternativno, isto možete postići s trake References > Insert Table of Figures, čime se otvara sljedeći prozor:

U padajućem izborniku Caption label odaberite željeni objekt, te uključite Include label and number ukoliko želite uključiti broj tablice, ili slike. Klikom na tipku Modify možete urediti stil popisa slika, koji je neovisan o stilu glavnog sadržaja dokumenta.

Preostali prekidači polja TOC

Unutar TOC polja možete unijeti više različitih prekidača, kako bi omogućili neke dodatne funkcije. Redoslijed umetanja prekidača nije bitan. U nastavku ću opisati neke od preostalih prekidača:

\n – isključuje brojeve stranica iz sadržaja, te ostavlja samo nazive poglavlja. Ukoliko nije naveden raspon, uklanja broj stranica sa svih Headinga. Moguće je definirati raspon Headinga s kojih se uklanja numeracija stranice. Na primjer, kôd {TOC \n 2-3} uklanja brojeve stranica sa poglavlja (Heading) 2 i 3

\f – u sadržaj se ubacuju TC polja. TC polja su polja koja sadržavaju skriveni tekst. Korištenjem TC polja možemo postići prikazivanje teksta u sadržaju, koji inače nije vidljiv u konačnom dokumentu.

\l – s ovim prekidačem možete kontrolirati koja TC polja se ubacuju u dokument. Na primjer kôd {TOC \l 1-4} kreira sadržaj koji ubacuje polja sa razinama 1-4, dok ostala TC polja ne prikazuje. Da bi ovo radilo, TC polja moraju imati definiranu razinu.

\h – svi elementi unutar sadržaja postaju linkovi (hyperlinks), što znači da možete skakati sa sadržaja na bilo koje poglavlje u dokumentu s kombinacijom Ctrl + lijevi klik miša. Ova funkcionalnost ostaje očuvana i kada dokument prebacite u PDF

\t – koristi se za definiranje drugih stilova za izradu sadržaja umjesto predefiniranih stilova (TOC 1, TOC 2, TOC 3,…). Na primjer, kôd polja {TOC \t “Stil_naslova,1, Stil_podnaslova,2”} stvara sadržaj od tekstova unutar dokumenta sa stilovima “Stil_naslova” i “Stil_podnaslova”. Brojevi iza svakog stila definiraju razinu na koju će se prikazati unutar sadržaja.

\w – tab znakovi ostaju očuvani unutar sadržaja. Ukoliko nazivi vaših poglavlja sadrže tab znakove, s ovim prekidačem će se prenijeti i u sadržaj

\x – newline znakovi ostaju očuvani unutar sadržaja. Ukoliko nazivi vaših poglavlja sadrže newline znak (takozvani “mali Enter”, koji se umeće sa Shift + Enter), s ovim prekidačem će se prenijeti i u sadržaj. Korisno je ukoliko želite kontrolirati na kojem točno mjestu želite prelomiti naslov u sadržaju.

\z – unutar pogleda Web Layout sakriva brojeve stranica i tab znakove

\u – s ovim prekidačem u tablicu sadržaja možete direktno uključiti bilo koji paragraf s definiranom Outline level. Outline level možete definirati za bilo koji paragraf, i to svojstvo nije vezano za stil paragrafa. Definiranje se radi na sljedeći način:

1. Označite dio teksta koji želite uključiti u sadržaj
2. Kliknite na ikonu u donjem lijevom kutu odjeljka “Odlomak” u traci “Polazno”, prikazanu crvenim pravokutnikom na sljedećoj slici:

3. U dijaloškom prozoru pronađite padajući izbornik Razina strukture, i odaberite razinu u koju želite smjestiti odabrani odlomak. Body Text je defaultni izbor, i on nije uključen u sadržaj.

4. Prikažite kôd TOC polja sa Shift + F9, dodajte prekidač \u, te sa F9 osvježite tablicu.

Kako oblikovati izgled sadržaja?

Izgled sadržaja definiran je s posebnim ugrađenim stilovima TOC 1, TOC 2, … TOC 9. Stil TOC 1 definira izgled poglavlja Heading 1 u sadržaju, TOC 2 definira izgled poglavlja Heading 2, itd.

Navedenim stilovima pristupa se na sljedeći način: Reference > Table of Contents > Custom Table of Contents… > Modify. Time se otvara sljedeći dijaloški prozor:

U prozoru možemo odabrati željenu razinu sadržaja, te odmah dobiti uvid u njegovo formatiranje u oknu za pretpregled, i opisno u oknu ispod. Izmjena formatiranja stila odabrane razine sadržaja vrši se klikom na tipku Modify, što otvara sljedeći dijaloški prozor

Ovo je uobičajeni izgled prozora za definiranje bilo kojeg stila, i nudi hrpu podešenja. Ovdje ću se fokusirati samo na najvažnija podešenja koja se tiču izgleda sadržaja.

Osnovno što možete mijenjati direktno iz ovog prozora su Font, veličina, podebljano / koso / podcrtano i boja teksta. Nakon toga možete odabrati vrstu poravnanja, jedno od tri predefinirana proreda (jednostruki, 1.5 ili dvostruki). Nadalje, možete birati razmak iza paragrafa, odnosno novi red u inkrementima od 6 pt. Zadnje što vam ovaj prozor nudi je definiranje uvlake u inkrementu od 1 cm.

Ukoliko želite finiju prilagodbu vašeg sadržaja, kliknite na Format, gdje se nude sljedeće opcije:

• Font
• Paragraph
• Tabs
• Border
• Language
• Frame
• Shortcut Key
• Text Effects

Za oblikovanje sadržaja najvažnije opcije su Font, Paragraph i Tabs. Uređivanje tabulatora (Tabs) detaljno je opisano u zasebnom postu.

Primjeri sadržaja s uključenim prekidačima

U nastavku ću navesti neke primjere sadržaja s korisnim funkcionalnostima. Ubacujete ih na način da s tipkovničkom kraticom Ctrl + F9 ubacite novo polje i zalijepite željeni kôd naveden u nastavku. Nakon umetanja koda, osvježite polje pritiskom na tipku F9.

Sadržaj koji prikazuje standardne stilove (Heading) razine 1-3, s linkovima:

{TOC \o "1-3" \h}

Sadržaj koji prikazuje standardne stilove (Heading) razine 1-4, s uključenim brojem stranica samo za prve dvije razine, s linkovima:

{TOC \o "1-4" \n 1-2 \h}

Sadržaj koji prikazuje korisnički definirane stilove na razinama 1-3, s prekidačima za očuvanje newline i tab znakova iz naslova poglavlja. Napomena: nazive naslov1, naslov2 i naslov3 zamijenite s nazivima vaših stilova.

{TOC \t "naslov1, 1, naslov2, 2, naslov3, 3" \x \w}

Sadržaj koji prikazuje TC polja za naslove prve razine, te standardne stilove razine 2-4 za preostale stilove:

{TOC \f \l 1-1 \o "2-4"}

Sadržaj koji prikazuje brojeve stranica u kombinaciji s brojem poglavlja, sa separatorom “/” i uključenim prekidačima za linkove

{TOC \s "poglavlje" \d "/" \h}