Vaše putovanje s Wordom zasigurno je započelo s vizualnim uređivanjem teksta. Znate ono – utipkate neki tekst, označite ga, pa zadebljate, zacrvenite, ukosite i slično. Tema ovog posta je nadogradnja tih osnovnoškolskih vještina – definiranje svih vizualnih postavki za ponovnu kasniju upotrebu. Pokazat ću vam kako stilovi u Wordu mogu ubrzati i automatizirati neke dosadne poslove.
Zašto uopće koristiti stilove?
Odgovor je vrlo jednostavan – konzistentnost. Ništa ne može tako lako pokvariti dojam koliko nekonzistentnost u dokumentu. Primjerice, osnovni tekst na jednom dijelu ima prored “1”, a na drugom “1,5”; lista s crnim točkama na jednom mjestu, a crticama na drugom mjestu; paragraf s uvlakom – paragraf bez uvlake… Ovo je posebno važno kod rada više ljudi na istom dokumentu – ako ne koriste iste stilove, konačni dokument će izgledati neozbiljno i amaterski.
Nemojte upasti u zamku misleći da su ovo površne stvari. Sadržaj vašeg dokumenta je primaran, o tome nema sumnje. Međutim, itekako je važno brinuti i o vizualnom dojmu dokumenta. Postizanje dobrog prvog dojma nekad je ključno; loše posložen dokument može odbiti čitatelja od daljnjeg čitanja.
Druga važna prednost kod stilova je u lakoći naknadnih vizualnih izmjena. Dokument s dobro posloženim stilovima omogućuje jednostavnu izmjenu fonta, ili veličinu znakova, ili bilo kojeg drugog vizualnog elementa. Na taj način olakšavate održavanje dokumenta i ubrzavate rad, posebice ako koristite predloške za vaše dokumente.
Što je stil?
Stil u Wordu je zapravo pohrana svih mogućih vizualnih postavki teksta pod jednim nazivom. Tako možete definirati zasebne stilove za naslove, podnaslove, tijelo teksta, tekst ispod slika, zaglavlje/podnožje, i druge elemente dokumenta.
U stilu možete definirati slijedeće postavke:
- podešenja fonta: tip, veličina, boja, podebljano, ukošeno…
- podešenja paragrafa: poravnanja, proredi, uvlake…
- tabulatore
- liste (s grafičkim oznakama ili brojčane)
- jezik
- okvir
- tekstualni efekti
Brzi pregled dostupnih stilova u dokumentu možete vidjeti unutar Home trake u Quick style galeriji, kao na slici:
Pomoću Quick style galerije u Home traci možete jednostavno primijeniti stilove. Samo označite tekst i kliknite na željeni stil.
U galeriji je prikazan samo dio stilova koji najčešće koristite. Za ostatak dostupnih stilova u vašem dokumentu kliknite na malu strelicu u donjem desnom kutu Quick style galerije. Prikazat će se okno Styles s popisom svih stilova. Alternativno, okno možete prikazati pomoću tipkovničke kratice Ctrl + Shift + Alt + S. U mom slučaju, okno izgleda ovako:
Ovdje možete uređivati popis stilova, brisati, dodavati i mijenjati prioritet prikaza za Quick style galeriju.
Vrste stilova
Postoji nekoliko različitih vrsta stilova u Wordu:
- Paragraph style
- Character style
- Table style
- List style
Paragraph style definira izgled vaših odlomaka. Korištenjem stilova za odlomke možete definirati općeniti izgled velikog dijela dokumenta. U Styles oknu na prethodnoj slici, ova vrsta stilova označena je sa simbolom “¶“, što obuhvaća sljedeća svojstva:
- uvlake i razmak između linija
- prijelomi retka i stranice
- okvir teksta i sjenčanje
- liste
- tabulatore
- sva podešenja za fontove
Character style definira izgled pojedinih slova, i uglavnom se koristi za uređivanje manjih dijelova teksta. Glavna primjena ovakve vrste stila je za naglašavanje pojedinih riječi. U Styles oknu, ova vrsta stilova označena je sa simbolom “a“. Stilovi za znakove ne podržavaju sva podešenja, već su fokusirani samo na svojstva vezana uz znakove, kao što su:
- Font
- Veličina
- Boja
- Zadebljanje, ukošenje, podcrtavanje i slično.
Table style stilovi definiraju izgled vaših tablica. Ovi stilove ne možete vidjeti dok uređujete običan tekst; oni postaju dostupni tek kad uređujete tablicu. Sadržavaju neke specifičnosti vezane uz tablice i omogućuju definiranje izgleda zasebnih dijelova tablice, poput:
- Zaglavnog retka (Header Row) i posljednjeg retka (Total Row)
- Prvog stupca (First Column) i posljednjeg stupca (Last Column)
- Izmjenično formatiranje redaka (Banded Rows) – za postizanje efekta zebre
- Izmjenično formatiranje stupaca (Banded Columns)
List style stilovi određuju izgled popisa s grafičkim oznakama, kao i numeriranih popisa. Ovi stilovi se ne pohranjuju u Style Gallery, već su dostupni u Multilevel list izborniku. Ova vrsta stila definira sljedeče:
- Izgled brojčanih lista
- Izgled “bulina”
- Uvlake
Osim ovih, postoje i tzv. povezani stilovi (linked styles). U styles oknu ih možete prepoznati po oznaci “¶a“. Oni se ponašaju kao paragraph style ili character style, ovisno o tome što ste odabrali. Ako odaberete samo riječ, ili frazu unutar paragrafa, primijenit će se samo svojstva vezana uz font. Ukoliko ste odabrali čitavi paragraf (ili kliknuli bilo gdje unutar paragrafa), primijenit će se sva svojstva stila – uključujući i ona za paragrafe (uvlake, razmaci…). Savjetujem vam da ovakve vrste stilova izbjegavate, jer unose nepotrebno kompliciraju uređivanje.
Pregled dijaloškog prozora za jedan stil
Svu ovu teoriju najbolje je pokazati na primjeru. Pogledajmo sad jedan ugrađeni stil. Kliknite desnom tipkom miša na jedan od stilova u Quick style galeriji, i kliknite na Modify… Prikazat će vam se dijaloški prozor za definiranje stila. U mom slučaju prikazan je stil s nazivom “Intense Emphasis“:
Ovdje možete vidjeti pregled svih svojstava stila, i svih podešenja koja su za njega definirana. Prvo što možete primijetiti je da se radi o Character style stilu. To znači da nisu dostupna sva podešenja, već samo ona vezana uz font. U glavnom prozoru možete direktno mijenjati neka osnovna svojstva (boja, veličina, font). Ostala podešenja su skrivena iza tipke Format, Ukoliko kliknete na Format u donjem lijevom uglu, prikazat će se dostupna podešenja.
Možete primijetiti da su podešenja za paragraf, tabulatore, okvir i liste sive boje. Ova podešenja nisu dostupna za Character style stilove, već samo za stilove koji uređuju paragrafe.
Polje Style based on definira na kojem se stilu temelji ovaj stil. Više o tome možete vidjeti kasnije u poglavlju o nasljeđivanju stilova. Nadalje, u dijaloškom prozoru možete vidjeti kako stil izgleda u praksi (okvir s tekstom u kojem piše Sample Text). Odmah ispod su navedena svi atributi koji su promijenjeni na ovom stilu; u ovom slučaju je primijenjeno ukošenje slova, te boja “Accent 1”. Prioritet 22 definira sortiranje stila u Quick style galeriji. Viši prioritet znači sortiranje stila bliže početku, a niži bliže kraju galerije.
Na dnu je još CheckBox, kojim možete definirati želite li prikaz ovog stila u galeriji. Još se nudi opcija spremanja stila na razini dokumenta, ili na razini predloška. Jednom definirane stilove za vašu organizaciju svakako je dobro spremiti u predložak. Na taj način možete postići ujednačeno formatiranje i na drugim dokumentima koje izrađuju i uređuju drugi korisnici.
Stilovi i nasljeđivanje
Koncept nasljeđivanja stilova je pomalo kompliciran, ali potencijalno jako koristan. Nasljeđivanje u ovom smislu znači prenošenje atributa s “roditelja” na “potomke”. Znate već kako to ide – ćaća ima plave oči, pa i sin ima plave oči. U Wordu je podržano ukupno 9 “generacija”. Stil definira sva svojstva roditelja, osim onih koje eksplicitno promijenimo.
Na primjer, ako roditelj stil ima podešenja Times New Roman, 10pt, crveno, i dijete ima identična podešenja, ako nisu odabrane druge vrijednosti. Princip nasljeđivanja prikazan je na sljedećoj shemi:
Temeljni stil je “Body Text” i bazira se na “No Style”. To znači da ne nasljeđuje svojstva od drugog stila. “Body Text” stil ima dvoje djece: “Body Text – uvlaka” i “Tekst Tablice”. Nasljeđivanje prati sljedeće principe:
- “Body Text – uvlaka” nasljeđuje Font i veličinu, te još dodaje desnu uvlaku u definiciju.
- “Tekst tablice” nasljeđuje Font, ali mu mijenja veličinu.
- “Zaglavlje tablice” nasljeđuje veličinu 10pt od roditelja – “Tekst tablice”, a font od djeda – “Body Text”. Osim toga još dodaje zadebljanje.
Zašto se uopće baviti s ovim? Nasljeđivanje omogućuje lako mijenjanje stila u čitavom dokumentu. Recimo da želite zamijenit “Book Antiqua” font s “Arial” u tekstu, tablici i zaglavlju. Jednostavno promijenite Font u temeljnom stilu – “Body Text” i sustav nasljeđivanja će promijeniti stil kod sve djece! Ne morate tražiti po dokumentu paragrafe i tablice, nego sve rješavate doslovno jednim klikom.
Pregled korištenih stilova u dokumentu
U praksi je česta je situacija da morate raditi na dokumentima koji nisu napravljeni prema standardima čitatelja Word trikova. Tada možete očekivati neuredne i nelogične stilove. Word ima koristan alat za analizu stilova u dokumentu – Style Inspector. Do njega možete doći preko ikone u Styles oknu, kao na slici:
Prikazat će se okno Style Inspector, koje izgleda ovako:
Kad označite dio dokumenta, Style Inspector će prikazati koja su formatiranja primijenjena. U gornjem primjeru vidimo da je na razini paragrafa (Paragraph style) primijenjen stil “Normal;text”. Na razini teksta (Character style) je primijenjen stil “Default Paragraph”.
Nadalje, u polju ispod stila navedeno je Plus:<none>. Tu su navedena sva direktna formatiranja, koja su dodana na navedeni stil. Direktno formatiranje je svako formatiranje koje primjenjujete direktno na tekst bez korištenja stilova. Npr. ako gornji paragraf podcrtam i obojim drugom bojom, Style Inspector prikazat će se sljedeće:
U pravilu, puno je bolje koristiti stilove umjesto direktnog formatiranja. Kao i uvijek kod stilova, bit je u održavanju konzistentnosti, i lakšem održavanju. Čak i kod jednostavnog isticanja pojedinih riječi u tekstu (bold, italic i slično), bolje je koristiti Character style stil. Na taj način možete naknadno vrlo jednostavno utjecati na izgled čitavog dokumenta, a da ne žrtvujete ujednačen izgled.
Style Inspector nudi i mogućnost uklanjanja direktnog formatiranja, ali i stilova, klikom na ikonu (
).
Još jedna zanimljiva mogućnost je Reveal formatting, koje aktivirate klikom na ikonu s povećalom (
). Time možete doći do pregleda apsolutno svih formatiranja na dijelu dokumenta. To uključuje i podešenja izvan paragrafa – podešenja vezana za sekciju. S označenom Distinguish style source možete i razlikovati odakle potječe pojedino formatiranje – direktno, dio stila, ili naslijeđeno s drugog stila. U mojem primjeru to izgleda ovako:
Iz okna možemo jasno vidjeti sve što je primijenjeno na odabranom tekstu:
- Font: Arial je preuzet iz stila Normal;text, podcrtavanje i bojanje teksta je direktno formatiranje
- Paragraf: Justified poravnanje, i Spacing od 1,15 li su preuzeti iz stila Normal;text
- Section prikazuje sva formatiranja vezana za čitavu sekciju – margine, veličinu papira i visinu zaglavlja/podnožja
Definiranje novog stila
Nakon čitave ove teorije, krenimo s izradom jednog stila. Potrebno je pokrenuti dijaloški prozor klikom na ikonu New Style (
) u Styles oknu. Time se otvara sljedeći dijaloški prozor:
U polje Name upisujemo ime stila. Najbolja je praksa koristiti kratka opisna imena, koja upućuju na dio dokumenta koji se uređuje. Primjeri: “Bibliografija”, “Popis suradnika”, “Tablica”, “Zaglavlje tablice” i slično. Stilovi se mogu sortirati po imenu, ali i ne moraju, pa se ne morate baviti abecednim slaganjem.
Unutar Style type definiramo vrstu stila – paragraf, znak, tablica, lista ili povezani.
Kod Style based on u priču uvodimo nasljeđivanje. Ovdje možemo definirati pretka od kojeg nasljeđujemo većinu podešenja. Alternativno, možemo odabrati “(no style)”, za potpuno novi stil koji ne nasljeđuje ništa. Preporučam vam da odaberete “(no style)” za osnovni tekst paragrafa. Ugrađeni stil “Normal” koji se defaultno nudi je povezan s velikim brojem ugrađenih stilova (Header, Footer). Mijenjanje “Normal” stila će tako imati neželjene posljedice na izgled zaglavlja/podnožja i slično.
Polje Style based for following paragraf definira koji stil se automatski odabire nakon što prijeđete u novi paragraf tipkom Enter. To može biti korisno kod Heading stilova. Nakon što upišete naziv poglavlja, s Enter tipkom automatski prelazite u stil za paragraf.
Nakon toga možete započeti s definiranjem stila. Ovisno o vrsti stila koji ste odabrali, prikazat će vam se drukčije opcije. Stilovi za tablicu i nabrajanje imaju potpuno drugačiji izgled prozora. Za paragraf jednostavno možete definirati osnovne postavke: font, veličinu, boju. Odmah ispod se nude podešenja za poravnanje, širinu proreda, razmak ispred i iza paragrafa, te uvlaku. Dodatna podešenja dostupna su preko tipke Format.
Osim toga, možete odabrati hoće li ovaj stil biti prikazan u Quick Style galeriji. Što se tiče Automatically update, obavezno je držite isključenim uvijek za sve stilove ikada. Ništa dobro ne može proizaći iz toga.
Mijenjanje postojećeg stila
Dva su načina za mijenjanje stila:
- Primijenite direktno formatiranje na tekst. Označite paragraf i nakon toga pronađite stil kojeg mijenjate u Quick Style galeriji ili Styles oknu. Kliknite desnom tipkom miša na stil i odaberite Update to Match selection
- Desnom tipkom na stil u Quick Style galeriji ili Styles oknu > Modify, čime se otvara dijaloški za definiranje stila
Stilovi u Wordu su dosta široka tema i smatram da je ovdje dobro mjesto za stati. U narednim postovima obradit ću specifičnosti vezane uz definiranje stila paragrafa. Također, dat ću neke preporuke i dobru praksu za definiranje izgleda paragrafa.
