U jednom od prijašnjih postova, opisao sam kako možete napraviti predložak s ponavljajućim poljima. Postoji i elegantniji način za izradu predloška s ponavljanjem riječi, međutim postupak podešavanja nešto složeniji. Ipak, uvjeren sam da ćete vrlo brzo prihvatiti ovaj način rada, jednom kad ga vidite u akciji.
Prije svega, moramo uključiti traku u Word sučelju koju do sada nismo koristili. Radi se o tzv. Developer traci, koja je defaultno isključena. Kliknite na File > Options > Customize Ribbon, čime otvarate sljedeći dijaloški prozor:
U desnom dijelu prozora možete primijetiti da je pored Developer polja prazna kvačica. Kliknite na nju, te potom na OK. Sada bi u glavnom prozoru Worda trebala biti dostupna traka s nazivom Developer, koja izgleda kao na slici:
Ova traka nudi naprednije funkcionalnosti, koji su obično namijenjene programerima. Mi ćemo koristiti samo dio naredbi koji je vezan za mapiranje predloška s vanjskom XML datotekom.
Izrada vanjske XML datoteke s ponavljajućim poljima
Prije nego izradite XML datoteku s riječima koje ćete ponavljati, dobro je razmisliti o strukturi dokumenta u vašoj organizaciji. Pokušajte identificirati sve pojmove koji se ponavljaju na više mjesta u vašim dokumentima, a koji se tipično mijenjaju od dokumenta do dokumenta.
Tipični primjeri bi bili:
- autor
- datum izrade
- mjesto izrade
- broj revizije
- suradnik, itd.
Nakon što ste odredili koja polja želite koristiti otvorite Notepad program i u njega zalijepite sljedeći kod:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" standalone="no"?>
<XMLNode xmlns="Ime organizacije">
<Autor></Autor>
<Revizija></Revizija>
<Mjesto></Mjesto>
<Suradnici></Suradnici>
<Datum></Datum>
</XMLNode>U prvoj liniji koda navedeno je da se radi o XML datoteci, određene verzije i enkodiranja. Druga linija koda sadrži naziv čvora; unutar navodnika upišite ime vaše tvrtke ili organizacije. To ime će kasnije biti vidljivo u Word sučelju radi lakšeg snalaženja.
Nakon toga slijede sva polja koja ste definirali. Svako dodatno polje morate izvesti na isti način, s otvorenim oznakom “<>” i zatvorenom oznakom “</>“. Unutar obje oznake morate upisati isti naziv polja. Redoslijed oznaka je isti redoslijed koji će kasnije biti vidljiv u Word sučelju.
Jednom kad ste zadovoljni sa odabranim poljima, provjerite još jesu li sve oznake ispravno otvorene i zatvorene (s “<>” i “</>“). Kliknite na Save As, i spremite datoteku pod željenim imenom. Za ekstenziju datoteke koristite “.xml” umjesto “.txt”.
Povezivanje Word predloška s XML datotekom
Otvorite novi Word dokument, i kliknite na Developer > XML Mapping Pane. Na desnoj strani prozora prikazat će se XML Mapping okno, kao na slici:
Kliknite na padajući izbornik i odaberite Add new part…, kao na slici:
U prikazanom dijaloškom prozoru odaberite XML datoteku koju ste prethodno definirali i kliknite na Open. Nakon toga, u padajućem izborniku bi trebali vidjeti vašu XML datoteku. Kliknite na nju i vidjet ćete sva polja koja ste prethodno definirali. U mojem slučaju to izgleda ovako:
Umetanje ponavljajućih polja
Za umetanje ponavljajućih polja, koristit ćemo tzv. Content Control funkcije. Za našu primjenu zanimljive su dvije Content Control: Rich text i Plain text:
- Rich text – omogućuje automatsko ažuriranje stilova između svih polja (veličina, boja, podcrtano, podebljano i slično).
- Plain text – omogućuje neovisno formatiranje stila svakog zasebnog polja, uz zadržavanje sadržaja
Povezivanje Content Control s našom XML datotekom radi se desnim klikom na željeno polje u XML Mapping Pane > Insert Content Control > Plain text. Nakon što ste to napravili za neko od polja (ja sam odabrao polje “Autor”), dobit ćete sljedeći prikaz:
Unutar polja možete upisati željeni sadržaj, međutim, prvo bih se osvrnuo na svojstva (Properties) ovog polja. Dok je aktivno polje kojeg uređujete, kliknite na Properties unutar Developer trake:
čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:
Ovdje ima dosta interesantnih funkcija, pa ću ih u nastavku sve objasniti:
- Title – nudi opciju upisa naziva polja radi lakšeg snalaženja i uređivanja dokumenta. Budući da sam odabrao polje Autor, to ću i upisati.
- Show As – definira prikaz kontrole unutar Worda – odabrano se neće vidjeti na ispisanom dokumentu
- Color – definira prikaz boje kontrole unutar Worda – odabrano se neće vidjeti na ispisanom dokumentu
- Use a style to format text typed into the empty control – ukoliko želite koristiti neki specifičan stil umjesto defaultnog paragrafa, ovdje to možete promijeniti
- Remove content control when contents are edited – koristi se kod formulara, jednom izmijenjenu kontrolu pretvara u običan tekst
- Content control cannot be deleted/edited – koristi se kod formulara, sprječava neželjeno mijenjanje
- Allow carriage returns (multiple paragraphs) – dozvoljava umetanje teksta unutar više redaka (dozvoljava Enter ili Shift + Enter)
Nakon što ste upisali željeni sadržaj unutar polja, ono postaje pohranjeno unutar dokumenta. Možete kopirati polje na više mjesta unutar dokumenta, ili ga umetnuti korištenjem XML Mapping Pane.
Mijenjanje teksta jednog polja automatski mijenja sadržaj u svim poljima. Što je najbolje od svega, jednom izrađen predložak možete spremiti pod drugim nazivom i potpuno neovisno unutar njega mijenjati polja. Ovo omogućuje izradu predloška nekog ugovora, formulara ili slično, kod kojeg je moguće neovisno mijenjati datum, autora, ovisno o potrebama.
Primjer datoteke s ugrađenom vanjskom XML datotekom možete preuzeti na sljedeći link:
