Paragraf je skup rečenica koje su organizirane oko jedne teme. Sav tekst koji se sastoji od više rečenica trebalo bi organizirati u paragrafe – time vizualno puno bolje strukturiramo dokument i dajemo čitatelju vrijeme za “predah”. Važnost paragrafa najlakše možete vidjeti kada izostane u dužem dijelu teksta. Nepregledan blok slova i znakova, osim što ružno izgleda, jako je teško čitati.

Zašto izgleda paragrafa ima najveći utjecaj na izgled vašeg dokumenta? Jednostavno, zato što zauzima najveći dio dokumenta. Zbog je važno posvetiti pažnju njegovog izgleda. Upravo to je tema današnjeg posta.

Što je paragraf u Wordu?

Krenimo ispočetka. Word definira paragraf kao dio teksta u dokumentu koji završava s CR/LF znakovima. CR/LF su kontrolni znakovi koji su povezani s pisaćim strojevima. CR, odnosno Carriage return označava mehanizam povratka na početak stranice. LF, odnosno Line Feed, znači mehanizam podizanja papira, te prelaska u novi red. Računala su preuzela terminologiju pisaćih strojeva; CR/LF naredba predstavlja pomak kursora u novi red.

Jednostavnije rečeno, kada pritisnete tipku Enter, umećete jedan paragraf.

To se odnosi i na redak koji sadrži samo CR/LF. Vertikalne pomake po dokumentu nikako ne bi trebali raditi višestrukim carriage return znakovima, već korištenjem Spacing podešenja paragrafa.

Vjerojatno ste do sada često koristili tu prečicu za okomito pozicioniranje po dokumentu. Međutim, na taj način dugoročno uzrokujete probleme. Npr. ako kasnije želite promijeniti prored u svom paragraf, automatski pomičete i “nevidljive” paragrafe. Sada morate tražiti po dokumentu, gdje ste sve imali višestruki vertikalan pomak, i ručno ih brisati. Također, gubite preciznost pozicioniranja, jer možete samo pomicati za cijeli broj paragrafa.

Nikad nemojte koristiti više od jednog Enter znaka zaredom za vertikalno pozicioniranje

Ako želite prijeći u novi redak, a ne umetnuti novi paragraf, možete koristiti “mali Enter”. Unosite ga tipkovničkom kraticom Shift + Enter. To može biti zgodno kod dugih naslova i podnaslova, kada želite točno kontrolirati prelazak u novi red. Običan Enter ubacuje novi naslov ili podnaslov, zajedno s pripadajućom numeracijom, što je nepoželjno.

Generiranje placeholder teksta za paragraf

Za početak, otvorite prazan Word dokument i pripremite paragraf teksta za eksperimentiranje. Ako nemate trenutno dostupan neki tekst, možete ga generirati unutar samog Worda. Jednostavno upišite =lorem(2,10) unutar praznog dokumenta i stisnite Enter. Word će ispisati čuveni Lorem ipsum tekst u 2 paragrafa, sa po 10 rečenica u svakom. Alternativno, ako ne volite lažni latinski, možete koristiti =rand(2,10) za tekst na engleskom.

Placeholder tekst je koristan u preliminarnoj fazi definiranja izgleda dokumenta. Ne morate imati gotov sadržaj kako bi počeli uređivati izgled dokumenta. Sada možete započeti oblikovati paragraf i eksperimentirati s njegovim izgledom.

Oblikovanje paragrafa

Na oblikovanje paragrafa utječe svega nekoliko parametara. Izgled paragrafa najviše ovisi o sljedećim svojstvima:

• prored (line spacing)
• način prekidanja paragrafa
• duljina retka
• način prelaska na novi list
• poravnanje

Način prekidanja paragrafa

Za prekidanje (prijelom) paragrafa postoje dva izbora: razmak između dva paragrafa, ili uvlaka na početku paragrafa. Primjer možete vidjeti na sljedećoj slici:

Moja preporuka je da ne koristite obje metode istovremeno – ili uvlaka, ili razmak. Zajedno izgledaju ružno.

U Wordu to sve možemo definirati korištenjem Paragraph dijaloškog prozora. Izbjegavajte direktno formatiranje teksta; umjesto toga koristite stilove. Pronađite Body style ili drugi stil koji ste definirali za formatiranje glavnog dijela dokumenta. Kliknite desnom tipkom na njega u Styles oknu i kliknite na Modify. U donjem lijevom kutu kliknite na Format > Paragraph. Trebali bi vidjeti sljedeći prozor:

Uvlaku možete definirati na Indentation dijelu. U padajućem izborniku Special odaberite First line. Nakon toga, u polju By unesite željenu duljinu uvlake. Možete unositi vrijednosti u centimetrima (cm) ili point (pt). Point su standardne veličina fonta (11, 12, 14…). Pripazite na pravilan odabir ove veličine – ako je premala, novi paragraf će biti neprimjetan. Ako je pak prevelika, prva linija paragrafa će izgledati nepovezano s ostatkom.

Najbolje je praksa odabrati uvlaku proporcionalno veličini fonta; uvlaka bi trebala biti u rasponu 100-400% veličine fonta. Tako za veličinu fonta od 11pt koristite vrijednosti između 11 i 44 pt. Ovaj raspon ovisi i o ukupnom broju znakova u liniji; za prekratke linije držite se donjeg dijela raspona i nećete pogriješiti.

Napomena: u izborniku Special osim First line uvlake imate i Hanging. Time se označava obrnuta uvlaka; prvi redak je izvučen, a ostatak paragrafa je uvučen. Ovo nemojte koristiti kod paragrafa, ali ima svoju primjenu kod vertikalnih nabrajanja. To ću obraditi u naknadnom postu.

Za razmak između paragrafa najbolje je koristiti polje After unutar Spacing dijela prozora. Teoretski, možete koristiti i polje Before, ali u tom slučaju morate istu vrijednost podešavati i za Heading stilove. Imajte na umu da u slučaju korištenja obje margine (Before i After), Word odabire veću umjesto da ih zbraja. Ta pojava je sigurno poznata dizajnerima web-stranica – margin collapse.

Što se tiče odabira veličine razmaka između paragrafa, to opet ovisi o veličini slova. Općenito, držite se između 50 i 100% visine slova. Primjerice, za font veličine 12 pt, to iznosi od 6pt do 12 pt.

Za prekidanje paragrafa koristite razmak ILI uvlaku.

Širina uvlake treba biti između 100-400% visine slova. Za razmak između redaka odaberite 50-100% visine slova.

Prored (Line Spacing)

Prored, ili vertikalni razmak između redaka jedan je od najbitnijih parametara koji utječe na čitljivost teksta. Kod prevelikog razmaka, previše je praznog prostora i tekst izgleda nepovezano. Kod premalog razmaka, znatno je otežano čitanje, posebice pri prelasku iz jednog retka u drugi.

U doba pisaćih strojeva, jedine opcije bile su cjelobrojni višekratnici visine jednog retka. Drugim riječima, mogli ste imati jednostruki, dvostruki, ili višestruki prored. Danas je s modernim alatima za obradu teksta moguće koristiti prorede u iznosima između tih vrijednosti. Pogledajmo na primjeru kako izgledaju tri različita proreda u praksi:

Prored 1,0× (u Wordu on iznosi zapravo oko 119% veličine slova) je definitivno presitan. Prored 1,5× je s druge strane preširok (180% visine slova u Wordu). U sredini imamo prored 1,15x (138% visine slova) i on je definitivno najbolji izbor od ponuđenih. Optimalan iznos je negdje unutar raspona 125-150%.

Prored možete podesiti u dijaloškom prozoru za paragraf. U Line spacing dijaloškom prozoru odaberite Multiple. Nakon toga u polju At unesite željenu vrijednost. Možete koristiti visinu fonta u pt, ili decimalni broj. Pripazite na to da Word preračunava prored na svoj standard; za postizanje optimalnog raspona od 125-150%, koristite vrijednosti od 1,04-1,25.

Optimalna visina proreda za paragraf je između 125% i 150% visine linije. U Wordu to odgovara vrijednostima od 1,04 do 1,25.

Za naslove i podnaslove, kod kojih koristite veću visinu znakova, možete si priuštiti i malo veće razmake.

Duljina retka paragrafa

Čitljivost teksta jako ovisi i o broju znakova u jednom retku. Siguran sam da ste naletjeli na web-stranice sa neograničenom duljinom teksta – na današnjim wide-screen monitorima to izgleda suludo. Duljina retka se definira s brojem znakova koji se pojavljuju u njoj. Za optimalno iskustvo čitanja, grafičari preporučuju duljinu linije od 45 do 85 znakova. To uključuje i razmake.

Kako ne bi morali ručno brojati znakove u svakom retku, Word ponovo uskače u pomoć. Označite jedan redak teksta. Potom, na traci Review kliknite na Word Count. Pojavit će vam se prozor kao na slici:

Tu možete vidjeti analizu označeni dio dokumenta; u mom slučaju to je jedna linija. Možete primijetiti da je u mom slučaju broj znakova u retku (s razmacima) iznosi 98. To je svakako previše, pa bih trebao to korigirati. Kako utjecati na duljinu linije u Wordu? Preko margina dokumenta. Standardne margine za A4 papir u Word dokumentima iznose 2,5 cm, što je u mom slučaju premalo.

Na traci Page layout kliknite na Margins > Custom margins, čime se otvara sljedeći prozor:

Na vrhu prozora su podešenja za margine: Top za gornju, Bottom za donju, Left za lijevu i Right za desnu. Kako bih smanjio duljinu teksta, za lijevu i desnu marginu povećat ću vrijednosti. Rezultat možete vidjeti na sljedećoj slici:

S marginama od 3,5 cm, broj znakova u retku se smanjio na 85. Nadalje, margine od 4,5 cm rezultiraju s duljinom od 77 znakova po retku. Vidljivo je očito poboljšanje. Ne morate se bojati velikih margina; one definitivno povećavaju profesionalnost dokumenta. Smanjenje količine teksta unutar retka uvijek možete kompenzirati manjim fontom i proredom.

Naravno, margine ne moraju biti simetrične. Možete povećati lijevu, a smanjiti desnu. Kako bi ta asimetrija bila naglašena, podesite razliku između margina na barem 2-2,5 cm. Na primjer: lijeva margina: 5,5 cm, desna margina 3cm. Takav dokument izgleda ovako:

Mislim da ćete se složiti da i ovakav dokument izgleda poprilično profesionalno.

Napomena: margine nisu strogo vezane uz paragraf, i one se podešavaju na razini lista papira (Page layout). Ako želite imate različite margine unutar istog dokumenta, morate koristiti sekcije.

Broj znakova u jednom retku paragrafa treba biti u rasponu od 45-85 znakova, uključujući razmake.

Kontrola prelamanja paragrafa između listova

Otvorite dijaloški prozor za uređivanja paragrafa i kliknite na karticu Line and Page Breaks. Prikazat će se prozor kao na slici:

Na vrhu imate četiri različite opcije koje utječu na to kako se paragraf ponaša kada dođete do kraja stranice:

• Widow/Orphan control
• Keep with next
• Keep lines together
• Page break before

U tipografiji, pomalo morbidna metafora (Widow/Orphan – udovica/siroče) označava usamljeni redak na kraju ili na početku stranice. Primjer “udovice” je označen žuto na sljedećoj slici:

Ova pojava je obično nepoželjna. Srećom, Word je može automatski popraviti uključenjem Widow/Orphan control funkcije. S uključenom opcijom, Word prepoznaje kada je prva ili posljednja linija paragrafa sama na listu i automatski joj dodaje jedan dodatni redak. Savjetujem vam da ovu opciju svakako uključite u stil paragrafa za vaš dokument.

Opcija Keep lines together osigurava da je paragraf uvijek cjelovit na stranici. Ako sve linije ne mogu stati na istu stranicu, automatski se prebacuje čitav paragraf na novu. Možete zamisliti ovu opciju kao manje fleksibilnu Widow/Orphan control. Mana je u tome što može stvoriti velike rupe na prethodnom listu, ovisno o veličin paragrafa. Savjetujem da ovu opciju ne koristite kao dio stila i kao zadanu za čitav dokument. Ukoliko zatreba, koristite je direktnim formatiranjem na točno određene paragrafe.

Keep with next s druge strane povezuje dva različita paragrafa, i sprječava prijelom stranice između njih. Ovo svakako uključite za sve stilove koji upravljaju naslovima (Heading 1, 2, 3,…) . Bez iznimke, uvijek izgleda ružno kada imate naziv poglavlja na dnu stranice, a tekst razrade na drugoj stranici. Pogledajte samo sljedeći primjer i sve će vam biti jasno:

S uključenom Page break before opcijom, vaš paragraf će uvijek započinjati na vrhu stranice. Efektivno, pomoću ove opcije ne morate umetati ručni prijelom stranice (tipkovnička kratica Ctrl + Enter), već ga Word automatski ubacuje s novim paragrafom. Najčešći primjer gdje je ovo korisno su naslovi najviše razine (Heading 1). Obično želite svako novo poglavlje za potpuno novoj stranici, bez obzira gdje završava prethodno. Ako to odgovara vašim zahtjevima, svakako uključite Page break before u Heading 1 ili drugi stil kojim definirate najvažnija poglavlja vašeg dokumenta.

Poravnanje paragrafa

Što se tiče poravnanja, kod paragrafa imamo dva izbora: lijevo, ili ujednačeno (desno poravnanje koristi se za pisma koja se čitaju s desna na lijevo, poput arapskog). Siguran sam da svi znate o čemu se radi, ali samo za ilustraciju:

Ujednačeno poravnanje ima strogi lijevi i desni rub; lijevo poravnanje ima samo strogo definiran lijevi rub. Tipično, smatra se da je ujednačeno poravnanje formalnije i ozbiljnije. Omogućava smještaj veće količine teksta unutar retka, ali nudi i jednu zamku. Kod kraće duljine retka, mogu se pojaviti veće bjeline između redaka. Zbog toga je dobro koristiti rastavljanje riječi na kraju retka (Hyphenation). Pogledajte sljedeći primjer:

Lijevo vidite tekst bez uključenog rastavljanja riječi; desno je isti taj tekst s uključenim rastavljanjem. Uočite prevelike razmake između riječi (npr. između “prečica” i “za”). Situacija je znatno povoljnija s uključenim rastavljanjem riječi. U Wordu to možete uključiti preko Page layout > Hyphenation > Automatic. Imajte na umu da je ovo globalno podešenje za čitav dokument. Ako želite suzbiti rastavljanje za pojedini stil, unutar dijaloškog prozora za paragraf možete odabrati opciju “Don’t hyphenate”. Lokacija podešenja je prikazana na slici:

Ako koristite rastavljanje u dokumentu, preporučam da ovo isključite za naslove i podnaslove (Heading). Inače, ako neku riječ Word ne prekida dobro, možete joj definirati opcionalnu crticu (Optional hyphen). Pozicionirajte kursor na mjestu gdje želite prijelom. Potom na Insert > Symbol > More symbols > Special Characters pronađite Optional Hyphen i kliknite na Insert. Kada vaša riječ završi na kraju retka, prebacit će se u novi redak s prekidom na mjestu gdje ste umetnuli opcionalnu crticu.

Ostala podešenja na razini paragrafa

Osim svih ovih navedenih, Word nudi još dva podešenja na razini paragrafa: okvir i sjenčanje. Do njih možete doći preko dijaloškog prozora Paragraph. Potom u donjem lijevom kutu kliknite na Format > Border, čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:

Ovdje možete definirati okvir oko čitavog paragrafa. Možete i odabrati samo lijevi, gornji, desni i donji rub, ili bilo koju kombinaciju. Nude se i neki efekti poput sjena i slično. Osim toga, u kartici Shading, možete odabrati boju za pozadinu paragrafa. Imajte na umu da su ovi efekti vrlo intenzivni, pa ih stoga koristite povremeno, za posebno isticanje određenih paragrafa, ili eventualno za neke naslove.

To bi bilo sve što se tiče paragrafa. Za početak se držite mojih preporuka za uređivanje, a kasnije možete i eksperimentirati. Naravno, sve je to puno lakše odraditi ako ste dobro posložili stilove. U sljedećem postu obradit ću specifičnosti oko definiranja stilova za slova, kao i neke naprednije postavke.