Ukoliko unutar vašeg dokumenta imate velik broj slika, tablica, ili jednadžbi, često se javlja potreba za njihovim referenciranjem, odnosno pozivanjem na njih unutar teksta.
Primjerice, želite pobliže opisati neku sliku unutar teksta, pa želite uputiti čitatelja na koju točno sliku se opis odnosi. Prvi instinkt bi vjerojatno bio ručni unos opisa i numeracije ispod slike, te unošenje broja slike unutar teksta.
Međutim, ovakav pristup ima nekoliko nedostataka. Što ako tijekom pisanja dokumenta ubacite novu na mjestu prije prethodno referencirane slike?
To znači da bi svaku sliku koja se nalazi iza novo umetnute u dokumentu trebali ručno ispraviti. Jednako kao i svako pozivanje (referenciranje) na tu sliku u tekstu. Za veći dokument, to znači dosta ručnog posla nakon svake umetnute slike. Time se otvara prostor za veću vjerojatnost pogreški unutar dokumenta.
Vjerojatnost greški možete eventualno smanjiti korištenjem Find/Replace naredbi, ali ni to nije najsretnije rješenje. Zbog toga bi za ovakve pristupe trebalo koristiti funkcije referenciranja ugrađene unutar Worda, dostupne u Reference traci sučelja.
Umetanje opisa slika ili tablica
Čak i ukoliko ne planirate koristiti referenciranje na slike unutar teksta, korisno je ugraditi dinamičku numeraciju u opisu svake slike. U Wordu se to radi na vrlo jednostavan način. Kliknite desnom tipkom miša na sliku na koju želite umetnuti opis, te iz padajućeg menija odaberite Insert Caption.
Nakon toga otvorit će se dijaloški prozor sljedećeg izgleda:
Word pokušava automatski prepoznati o kojem objektu se radi, te u ovom slučaju ispravno prepoznaje da je riječ o slici.
Funkcije koje nudi ovaj prozor su sljedeće:
- polje Caption omogućava unos opisa slike (može se lako naknadno promijeniti),
- padajući izbornik Label nudi odabir druge oznake objekta kojemu umećete opis (npr. “Slika”, “Tablica”, “Grafikon”, “Jednadžba”)
- padajući izbornik Position nudi poziciju za smještaj opisa – iznad ili ispod slike
- checkBox Exclude label from caption omogućuje da samo zadržite redni broj i opis, bez oznake (Label)
- tipka New Label… vam omogućuje da dodate neki drugu oznaku objekta, koji se ne nudi u izborniku Label. Primjerice, ako je vaš dokument pun zemljovidnih karata, možete lako dodati Label “Zemljovid”
- tipka Delete Label omogućuje uklanjanje pojedine oznake iz izbornika Label
- tipka Numbering otvara dijaloški prozor koji daje kontrolu nad automatskom numeracijom
- polje Format nudi stil numeracije (arapski brojevi, rimski brojevi, abeceda)
- checkBox Include chapter number omogućuje da numeracija objekta sadrži i broj poglavlja osim rednog broja. Ova opcija zahtjeva korištenje ugrađenih stilova (Heading 1…9)
- padajući izbornik Chapter starts with style daje izbor koje poglavlje će bit uključeno u numeraciju – defaultno je Heading 1. Stil numeracije se nasljeđuje sa stila odabranog headinga (rimski, arapski, abecedno). Napomena: ukoliko dokument ne sadrži tekst sa stilom Heading 1, numeracija će javiti grešku Error! No text of specified style in document.
- padajući izbornik Use separator definira koji znak će se umetnuti između broja poglavlja i numeracije stranice. Možete izabrati između duže i kraće crtice, točke, dvotočke
- tipka AutoCaption, nudi mogućnost automatske numeracije pojedinih objekata prilikom umetanja, ovisno o ekstenziji. Tako npr. možete definirati da se za sve .bmp datoteke ubacuje opis “Slika”.
Kod umetanja opisa za sljedeću sliku ostaju spremljene postavke, tako da jednom definirana numeracija postaje znatno jednostavnija. Samo desni klik na sliku > Insert Caption > OK. Opis slike može se bilo kad promijeniti u samom dokumentu.
Ukoliko umećete sliku na mjesto prije već postojeće slike s opisom, ne morate brinuti o numeraciji. Nakon što ubacite opis nove slike, numeracija se automatski ažurira za sve preostale slike u dokumentu!
Mijenjanje stila teksta opisa objekta (font, paragraf itd.) možete napraviti editiranjem stila Caption u galeriji stilova (Style gallery).
Još jedna zanimljivost – ako proučite kôd polja umetnut ispod slike (tipkovnička kratica Shift + F9), možete uočiti da se tu zapravo radi o SEQ polju. Generirano SEQ polje ima identifikator jednak Label oznaci iz dijaloškog prozora Caption. U slučaju slike, SEQ polje ima kôd {SEQ lista \* ARABIC}.
Unakrsne reference
Upućivanje (referenciranje) na sliku može se raditi samo ako je toj slici umetnut opis (Caption). To se radi iz izbornika References > Cross-reference, čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:
- U padajućem izborniku Reference type, odaberite tip objekta koji želite referencirati. Tu su ponuđene sve oznake (Label) koje su definirane u Caption dijaloškom prozoru. Osim toga, nude se i druge oznake, kao Heading, Bookmark, Numbered item. Možete uočiti da referenciranje nije ograničeno samo na slike i tablice, već nudi mogućnost upućivanja na poglavlja, podpoglavlja, knjiške oznake i drugo.
- CheckBox “Insert as hyperlink” nam omogućuje da umetnemo link na objekt. To znači da s kombinacijom Ctrl + lijevi klik skačemo s reference objekt koji referenciramo. Zgodna je stvar što linkovi ostaju očuvani i kada dokument izvezete u PDF.
- Padajući izbornik Insert reference to nudi izbor načina referenciranja u tekstu:
- Entire Caption – Referenca sadrži oznaku (Label), broj instance i opis. U mom primjeru: “Slika 1 – Most na violini”
- Only label and number – Referenca sadrži samo oznaku i broj. U mom primjeru: “Slika 1”
- Only caption text – Referenca sadrži samo opis: U mom primjeru: “Most na violini”
- Page number – Referenca upućuje na broj stranice na kojoj se pojavljuje slika
- Above/Below – Referenca upućuje na položaj objekta u odnosu na referencu. Ako je objekt iznad mjesta umetanja reference, umeće se above. Ako je objekt ispod mjesta umetanja reference, umeće se below. Ova postavka ovisi o zadanom jeziku teksta, ako je podešen hrvatski jezik, umeću se oznake gore/dolje. Tako možete koristiti jezične konstrukcije poput “na slici dolje” ili “u tablici gore”.
Nakon odabrane opcije, kliknite na Insert i u tekstu će se umetnuti referenca.
Napomena: Word ne osvježava polja automatski. To znači da je dobra praksa, nakon što završite rad na dokumentu, još jednom osvježiti sve reference, ali i druga polja. Prvo označite čitavi dokument s Ctrl + A, a nakon toga s tipkom F9 osvježite sve polja.
Muke po padežima – referenciranje na hrvatski način
S obzirom na to da engleski jezik nema padeža, u Wordu nije defaultno moguće mijenjati padež reference. Na primjer, ako želimo čitatelja uputiti na sadržaj na “slici 1”, to se ne može napraviti iz dijaloškog prozora za unakrsne reference.
Ipak, ukoliko vam je to potrebno, može se realizirati sljedećim trikom:
- Iz izbornika Insert reference to odaberite Only label and number i kliknite na Insert
- Kliknite na referencu i tipkovničkom kraticom Shift + F9 prikažite kôd polja
- Prikazat će se nešto u stilu {REF _Ref134088710 \h} (broj će sigurno biti drugačiji, ali to nije važno)
- Umjesto \h, upišite \# 0 h
- Pritisnite F9 za osvježavanje reference i prikazat će se samo broj slike.
Sada ispred automatskog broja možete upisati naziv reference u bilo kojem obliku (padežu, jednini, množini). Imajte na umu da je ovu manipulaciju potrebno napraviti svaki put kada umećete novu unakrsnu referencu (Cross-reference). Zasluge za ovaj trik pripadaju ekipi na SuperUser forumu.
Imajte na umu da korištenjem ovog trika gubite mogućnost uključenja broja poglavlja u broj slike. Postoji zaobilazno rješenje i za to, ali o tomu nekom drugom prilikom.