Bez obzira na razvoj mnogih metoda vizualizacije podataka, obična tablica s podacima itekako ima svoje mjesto i upotrebu. Bilo da se radi o navođenju rezultata nekog istraživanja, ili samo o urednijem formatiranju podataka, vaše ideje možete puno bolje komunicirati korištenjem tablica. Ne radi se tu o nekoj složenoj temi, ali postoje neke prakse kojih se dobro držati. U nastavku posta opisat ću kako napraviti i urediti tablicu, te neke trikove za lakše oblikovanje i uređivanje. Na kraju ću dati neke osnovne smjernice za dizajn tablice.
Anatomija tablice
Za početak, pogledajte primjer jedne dobro formirane tablice, s podacima preuzetim iz Državnog zavoda za statistiku.
Sastavni dijelovi dobro formirane tablice:
- Naslov (Caption) – naslov tablice koji pobliže opisuje sadržaj. Za razliku od slika, gdje se tipično smješta ispod, kod tablica je bolja praksa umetnuti ga iznad. Razlog tomu je što čitatelj tipično tablicu čita kao tekst, odozgo prema dolje. Također, ako se tablica proteže na više stranica, naslov tablice na dnu nema nikakvu praktičnu svrhu.
- Zaglavni redak (Header row) – predstavlja prvi redak u tablici, i sadrži opis svakog stupca. Dobra je praksa istaknuti ga na neki način (bold, različita boja pozadine) od ostatka tablice.
- Redci s podacima – predstavljaju glavni dio tablice unutar kojih se upisuju svi podaci definirani u zaglavnom retku.
- Redak s rezultatima (Total row) – ukoliko želite izvršiti osnovnu obradu podataka za pojedini stupca (prosjek, medijan i slično), potreban vam je redak s rezultatima. Redak se smješta na kraj tablice, te ga je dobro vizualno istaknuti, slično kao i zaglavni redak. Ako baratate s numeričkim vrijednostima, možete koristiti polja za automatske proračune.
- Izvor podataka – ako ne koristite originalne podatke, dobra je praksa navesti izvor podataka (s linkom na web-mjesto ako postoji).
Stvaranje tablica
Tablicu možete umetnuti na više načina. Ako prvi put kreirate tablicu unutar dokumenta, najlakše je koristiti tzv. mrežu za umetanje. Do mreže dolazite preko trake Insert > Table. U padajućem izborniku se prikazuje mreža:
Jednostavno mišem prijeđite preko željenih dimenzija tablice i kliknite. Ako trebate veći broj redaka ili stupaca od ponuđenih 10×8, kliknite na Insert table, čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:
Unutar dijaloškog prozora upišite željeni broj stupaca (Number of columns) i željeni broj redaka (Number of rows).
Ukoliko zahtijevate tablicu nestandardnom obliku, drugačijem od formata “stupci × redci” preostaje vam ručno crtanje. Kliknite na Draw Table i jednostavno drag & drop metodom nacrtajte tablicu.
Još jedna zgodna opcija za brzo umetanje tablica je Quick tables. Pomoću nje možete umetnuti predefiniranu tablicu s već ugrađenim formatiranjem. Word nudi nekoliko različitih dizajna, ali jednostavno možete dodati i vlastiti dizajn.
Jednom kad uredite tablicu po vašim željama i potrebama, možete je pohraniti u Quick table meni. Na taj način možete umetati tablice istog dizajna kad vam god zatreba tablica. Time postižete konzistentnost kroz čitavi dokument, a time i profesionalan izgled. Općenito, moj savjet je da izbjegavajte koristiti tablice različitog dizajna unutar istog dokumenta, ukoliko za to nemate neki opravdan razlog.
Stvaranje tablice iz podataka u .csv formatu
CSV (Comma separated value) format je jednostavan tekstualni zapis tabličnih podataka u kojem su pojedine vrijednosti odvojene zarezom. Takvi zapisi često nastaju kao ispis iz nekog drugog software-a. Možete ih otvoriti Notepad programom, koji je sastavni dio svih Windows operativnih sustava. Primjer jedne CSV datoteke prikazan je u nastavku:
Dobra i usluge,Jedinica mjere,rujan 2022.,listopad 2022.,studeni 2022.,prosinac 2022.
Bijela riža,1 kg,3.49,3.53,3.64,3.62
Pšenično brašno,1 kg,0.74,0.73,0.72,0.72
Pšenična krupica,1 kg,1.39,1.37,1.37,1.37Svaka ćelija tablice je odvojena zarezom, a svaki novi redak newline znakom (znak za prijelaz u novi red). CSV datoteka može sadržavati i redak zaglavlja, ali i ne mora.
Ako želite prebaciti ovakav zapis u tablicu, kopirajte čitav sadržaj i zalijepite ga u Word. Nakon toga kliknite na Insert > Table > Convert Text to Table, čime se otvara sljedeći dijaloški prozor:
Primijetite kako je Word za gornji primjer ispravno prepoznao da tablica ima 6 stupaca i 4 retka. U odjeljku Separate text at birate tzv. “delimiter”, odnosno znak koji odjeljuje vrijednosti u vašoj CSV datoteci. Nude se paragrafi (newline znakovi), tab znakovi, točka-zarez, ali i proizvoljan znak u Other rubrici.
U našem slučaju se radi o običnom zarezu, pa je pod Other potrebno upisati “,”. Nakon što kliknete na OK, dobit ćete sljedeću tablicu:
| Dobra i usluge | Jedinica mjere | rujan 2022. | listopad 2022. | studeni 2022. | prosinac 2022. |
| Bijela riža | 1 kg | 3.49 | 3.53 | 3.64 | 3.62 |
| Pšenično brašno | 1 kg | 0.74 | 0.73 | 0.72 | 0.72 |
| Bijela riža | 1 kg | 3.49 | 3.53 | 3.64 | 3.62 |
Dodavanje i uklanjanje redaka i stupaca
Dodavanje novih redaka ili stupaca možete napraviti na dva načina.
Prvi način je da kliknete desnom tipkom miša na ćeliju unutar tablice, pored koje želite umetnuti novi redak ili stupac. U padajućem izborniku odaberite Insert, gdje se nude četiri opcije:
- Insert Columns to the Left – umeće prazan stupac lijevo od odabrane ćelije
- Insert Columns to the Right – umeće prazan stupac desno od odabrane ćelije
- Insert Rows Above – umeće prazan redak iznad odabrane ćelije
- Insert Rows Below – umeće prazan redak ispod odabrane ćelije
Drugi, i meni osobno draži način umetanja redaka i stupaca, je korištenje + znaka na marginama tablice. Kad se mišem približite rubu tablice, pojavit će se znak plusa u krugu, kao što je prikazano na sljedećim slikama:
Klikom na krug, umeće se novi prazni redak, odnosno stupac.
Što se tiče brisanja, to možete napraviti desnim klikom na ćeliju koja se nalazi u retku ili stupcu koji namjeravate izbrisati. U padajućem izborniku odaberite Delete cells, što otvara dijaloški prozor sa četiri opcije:
- Shift cells left – briše samo odabranu ćeliju i pomiče sve vrijednosti desno od ćelije jedno mjesto ulijevo
- Shift cells up – briše samo odabranu ćeliju i pomiče sve vrijednosti ispod od ćelije jedno mjesto gore
- Delete entire row – briše čitav red
- Delete entire column – briše čitav stupac
Isto možete postići ako označite redak ili stupac, te pritisnete tipku Backspace na tipkovnici. Tipkom Delete brišete samo sadržaj, a redak i stupac ostaju sačuvani.
Dimenzija ćelija
Za svaku ćeliju možete zasebno podešavati širinu, visinu i margine. Ipak, u većini slučajeva, za postizanje optimalnog rasporeda preporučam korisiti automatski raspored. Word nudi dvije osnovne opcije automatskog rasporeda u tablici:
- Autofit Contents – ravnomjerno automatski smanjuje veličinu ćelija kako bi odgovarala dimenzijama teksta unutar ćelije
- Autofit Window – ravnomjerno automatski povećava veličinu ćelija kako bi tablica popunila čitavu širinu do margina stranice
Ove opcije su dostupne u traci Table Tools > Layout > AutoFit
U poljima Height, odnosno Width možete ručno unijeti točne vrijednosti za širinu i visinu ćelija u cm. Naravno, možete označiti više ćelija i istovremeno promijeniti dimenzije.
Još jedna potencijalno korisna mogućnost, je podešenje relativne veličine ćelija. Ako definirate širine ćelija na taj način, proporcije ćelija će ostati iste i u slučaju kada mijenjate veličinu tablice. Označite stupce kojima želite definirati relativnu širinu, pa potom desna tipka miša > Table Properties. Otvorite karticu Cell i uključite opciju Preferred width. U padajućem izborniku Measure in odaberite Percent. Sada unesite željenu širinu u postotcima, npr. 25%.,
Sada je to isto potrebno ponoviti za sve preostale stupce. Naravno, ukupna širina svih ćelija treba biti 100%. Kadaste definirali širinu za sve stupce, možete lako mijenjati ukupne dimenzije tablica klikom na bijeli kvadratić u donjem desnom kutu tablice.
Margine ćelija
Za podešavanje margina ćelija, kliknite na Options u gornjem dijaloškom prozoru. Otvorit će se sljedeći prozor:
Možete podešavati zasebno marginu gore, dolje, lijevo i desno od teksta unosom vrijednosti u odgovarajuće polje. S uključenom opcijom Same as the whole table definirate iste margine za čitavu tablicu.
Napomena: na udaljenost teksta od margine utječu i podešenja u opcijama paragrafa. Tako Spacing utječe na vertikalne margine, a Indentation utječe na horizontalne margine. Ako margine ćelije ne izgledaju kako bi htjeli, provjerite ova podešenja.
Poravnanje i tabulatori unutar tablica
Svaka ćelija unutar tablice može imati različito poravnanje. Za razliku od klasičnog teksta, ovdje imate više opcija poravnanja. Osim lijevog, centralnog i desnog poravnanja, možete poravnati i vertikalno – gore, sredina i dolje. Radi se o devet opcija koje su dostupne na Table Tools > Layout kartici:
Samo označite ćeliju (ili više njih) i primijenite željeno poravnanje.
Osim poravnanja po marginama ćelije, možete raditi poravnanja i prema ručno umetnutim tabulatorima unutar ćelije. Vjerojatno najkorisniji tabulator unutar tablica je Decimal. Ako baratate s decimalnim brojevima, pomoću ovog tabulatora možete podesiti poravnanje prema decimalnom zarezu. Na taj način možete postići izgled kao na slici:
Ovo je zgodna opcija kada imate veliki raspon brojčanih vrijednosti, s različitim brojem decimalnih mjesta. Ovako napisane vrijednosti su znatno lakše za čitanje i razumijevanje.
Napomena: Znak koji se koristi za decimalnu točku, a time i za decimalno poravnanje, definiran je na razini Windowsa. Možete ga provjeriti ili promijeniti s upravljačke ploče (Control Panel). Idite na Start > Control Panel > Clock and Region > Change date, time or number formats > Additional settings > Decimal symbol
Tablice koje se protežu na više stranica dokumenta
Ponekad ćete imati situaciju kada morate ubaciti puno podataka u tablicu, pa nećete moći sve smjestiti na jedan list. Za takve situacije je korisno poznavati par trikova s kojih ćete natjerati tablicu da se ponaša točno kako želite.
Dosta korisna funkcionalnost je ponavljanje zaglavnog reda tablice na svakoj stranici. Na taj način čitatelju olakšavate razumijevanje tablice; ako nije siguran u značenje pojedinog stupca, ne mora se vraćati na prvu list tablice.
Ponavljanje zaglavnog reda je jednostavno: samo označite redak (ili više njih) koji želite ponavljati na svakoj stranici. Nakon toga putem Table tools > Layout > Repeat Header Rows uključujete ponavljanje. Smještaj naredbe prikazan je na slici:
Nadalje, možete umetnuti ručni prijelom stranice nakon točno određenog retka tablice, a da tablica ostane čitava. Potrebno je označiti redak na kojem želite prijelom i kliknuti na Paragraph settings ikonu (strelica u Paragraph odjeljku), prikazanoj na slici
U prikazanom dijaloškom prozoru, u kartici Line and Page Breaks potrebno je uključiti checkBox Page break before.
Ako imate redak s dosta teksta na kraju lista, možete ga automatski prebaciti na sljedeći list. Druga opcija je da se redak prelomi, tako da dio teksta ostaje na prethodnom, a dio se prebacuje na sljedeći redak. Pri tome se redak ostaje cjelovit.
Tu funkcionalnost uključujete/isključujete na sljedeći način: označite tablicu desna tipka miša > Table properties. U dijaloškom prozoru odaberite karticu Row i uključite checkBox Allow row to break across pages, kao što je prikazano na slici:
Ukoliko imate veći broj stupaca u tablici, i ne možete ih smjestiti na standardnu A4 stranicu, možete koristiti Landscape (pejzažnog) položaj stranice. Potrebno je umetnuti novu sekciju i putem Page Layout > Orientation > Landscape, okrenuti stranicu. Na ovaj način vam postaje dostupno više prostora za umetanje stupaca.
Pritom, pripazite na numeraciju stranica, ukoliko istu koristite u dokumentu.
Nevidljive tablice
Tablice se mogu koristiti i na manje konvencionalne načine. Osim klasičnih tablica s podataka, zgodno ih je ponekad koristiti za strukturiranje običnog teksta, i postizanje čišćeg izgleda s više bijelog prostora. U takvim situacijama, često je zgodno ukloniti sve linije redaka i stupaca, a da se zadrži struktura tablice.
Kako bi uklonili sve horizontalne i vertikalne linije, označite tablicu i kliknite na ikonu za podešavanje rubova u traci Home i odaberite No Border opciju, kao na slici:
Nakon toga, vaša tablica u Wordu bi trebala izgledati kao na slici:
Crtkano prikazane linije se ne ispisuju u konačnom dokumentu, i služe kao vizualno pomagalo dok uređujete dokument. Moguće je i njih isključiti, kako bi dobili stvarni prikaz vašeg dokumenta. To radite tako da označite tablicu, i u traci Table Tools > Layout kliknete na View Gridlines
Dizajn tablica za bolju vizualnu komunikaciju
Na kraju posta, preostaje mi napisati nešto malo o dizajnu tablica. Postoji nekoliko smjernica kojih se dobro pridržavati, a glavna od njih je čuvena izreka “više je manje”. Ideja je izbaciti sve nepotrebne elemente tablice, a da pri tome fokus bude na podacima, odnosno sadržaju unutar tablice.
Za dobro dizajniranu tablicu, držite se sljedećih smjernica:
- Nemojte koristiti vertikalne linije
- Izbjegavajte korištenje horizontalnih linije između redaka s podacima. Eventualna iznimka su dosta široke tablice, ali i za njih je bolje koristiti tzv. zebrine pruge (izmjena svjetlijih i tamnijih pozadina)
- Koristite lijevo poravnanje za tekstualne podatke
- Koristite desno poravnanje za brojčane podatke. Ako koristite podatke s različitim brojem decimalnih mjesta, koristite poravnanje po decimalnoj točki
- Za stupce koji sadrže samo jedan znak koristite centralno poravnanje
- Poravnanje zaglavlja tablice treba biti jednako poravnanju podataka u stupcu; za brojeve desno, za tekst lijevo
Više o dizajnu tablica možete pogledati na linku.
