Jeste li znali da u Wordu možete raditi proračune? Ne baš neke složene proračune, ali ipak, moguće je, da ne morate gnjaviti Excel za svaku sitnicu. Kako to funkcionira? Korištenjem dinamičkih polja – Fields, koji sadržavaju programski kôd. Zbog toga, polja predstavljaju temeljne elementi koji omogućuju automatizaciju Word dokumenta.
Ukoliko niste baš vični programiranju, ne morate strepiti. Tipično polje sastoji se od svega par naredbi, i vjerujem da ćete najvažnije od njih stvari brzo usvojiti. Smatram da je ova funkcionalnost Worda nedovoljno korištena, a može olakšati puno toga, ubrzati rad.
Općenito o poljima
Polja su dinamički tekst koji se mijenja u ovisnosti o nekom parametru u dokumentu. U Wordu postoji priličan broj polja, a jedan od njih, koji će zasigurno svima biti poznat je automatska numeracija stranica. Ovisno o trenutnoj stranici, polje automatski mijenja broj, pa ne moramo ručno unositi broj za svaku stranicu. Slično tomu, i druga polja mogu biti korisna za automatizaciju dokumenta, ubrzanje rada i smanjenje broja greški.
Polja se općenito ubacuju u dokument na sljedeći način: Insert > Quick Parts > Field… (Umetanje > Brzi dijelovi > Polje) Tada se otvara sljedeći prozor:
Postoji velik broj različitih polja s mnogim korisnim funkcionalnostima (kao što je i SEQ polje), ali ovdje ćemo se fokusirati samo na par njih u kategoriji “= (Formula)“. Dakle, pod Field names pronađete željeno polje i podesite parametre, te kliknete na OK. Polja općenito imaju različite parametre, koji se prikazuju u desnom dijelu prozora.
Drugi način za umetanje polja je korištenjem tipkovničke kratice Ctrl+F9 i upisivanjem željene naredbe unutar zagrada { }. Nakon što je naredba upisana, pritiskom na tipku F9 izračuna se rezultat željene funkcije.
Polja sa računskim funkcijama
Neke od funkcija koje se koriste za računanje u tablicama prihvaćaju argumente za položaj, što znači da računaju s podacima tablice u okruženju. (npr. vrijednosti iznad, ispod, s lijeve ili desne strane umetnute formule).
Za proračune u tablici u kombinaciji s argumentima za položaj (LEFT, RIGHT, ABOVE, BELOW) mogu se koristiti sljedeće funkcije:
- AVERAGE – aritmetička sredina
- COUNT – ukupan broj ćelija; broje se i prazne ćelije
- MAX – maksimalna vrijednost
- MIN – minimalna vrijednost
- PRODUCT – umnožak
- SUM – zbroj
Za demonstraciju formula kreirajte tablicu sličnu ovoj:
| 1 | 2,3 | 25 |
| 2 | 3,4 | 23 |
| 3 | 4,56 | 18 |
| 4 | 6,78 | 6 |
Dodajte još jedan redak u tablici u kojem ćemo upisivati formule za proračun. Kliknite na ćeliju u zadnjem retku prvog stupca, pritisnite F9, te utipkajte sljedeći kôd: =SUM(ABOVE).
Slično, kliknite na ćeliju u zadnjem retku drugog stupca , pritisnite Ctrl + F9, te utipkajte sljedeći kôd: =AVERAGE(ABOVE).
U posljednjoj ćeliji trećeg stupca, pritisnite Ctrl + F9, te utipkajte sljedeći kôd: =MIN(ABOVE).
Nakon što ste unijeli naredbe, označite cijelu tablicu i pritisnite F9. Ukoliko je sve ispravno, trebali biste dobiti sljedeći rezultat:
| 1 | 2,3 | 25 |
| 2 | 3,4 | 23 |
| 3 | 4,56 | 18 |
| 4 | 6,78 | 6 |
| 10 | 4,26 | 6 |
Moguće je da ste ste nešto krivo upisali prilikom unosa naredbi. U tom slučaju, Word će izbacili upozorenje na mjestu polja umjesto rezultata, poput !Syntax Error, !Unexpected End of Formula ili nešto slično. Tada je potrebno ponovo kliknuti na polje, pritisnuti kombinaciju tipki Shift+F9, te unijeti ispravak u formuli. Nakon toga, ponovo tipkom F9 osvježavate rezultat polja.
Na dnu prvog stupca dobijemo zbroj svih članova stupca, u drugom imamo prosjek svih stupca, a na dnu trećeg stupca rezultat je minimalna vrijednost. Kod ovakve tablice moguće je dodavati dodatne retke, uklanjati postojeće retke, mijenjati pojedine vrijednosti. Kako bi osvježili rezultate, potrebno je ponovo označiti tablicu i pritisnuti F9.
Na primjer, ubacite redak ispred posljednjeg retka, unesite neke brojčane vrijednosti, kao na sljedećoj tablici:
| 10 | 2,3 | 25 |
| 21 | 3,4 | 23 |
| 3 | 4,56 | 18 |
| 4 | 6,78 | 6 |
| 18 | 152 | -25 |
| 56 | 34,78 | -25 |
Na sličan način možete raditi proračune na ćelijama ispod, lijevo ili desno od polja. Umjesto argumenta ABOVE, unutar kôda unesite BELOW (vrijednosti ispod), LEFT (lijevo) ili RIGHT (desno od ćelije).
Imajte na umu da formule s argumentima za položaj uzimaju u obzir samo brojčane vrijednosti. Ukoliko je neka od ćelija prazna ili sadrži tekst, formule će računati samo s vrijednostima do te ćelije, a ostatak će ignorirati. Izuzetak je naredba COUNT, koja broji sve ćelije, neovisno o njihovom sadržaju.
Uvjetno formatiranje rezultata formula
U Excelu postoji mogućnost dinamičkog formatiranja vrijednosti ćelija na temelju neke vrijednosti. Najčešće se to koristi za brzi vizualni pregled tablice, čime se ističu ključne ćelije.
Word podržava dinamičko formatiranje, ali u dosta manjem opsegu nego Excel. Tako je moguće rezultat polja različito formatirati ako je pozitivan, negativan, ili jednak nuli. Velik dio polja podržava u Wordu ovakvo formatiranje; jedno od tih polja je naravno, polje formule. Tako npr. možete postići da su pozitivne vrijednosti obojane zeleno, negativne vrijednosti crveno, a za nulu možete primijeniti bold formatiranje.
Kako se to može postići? Jednostavno je, ali nije baš očito. Na kraju formule koju smo definirali, potrebno je dodati ručno formatiranje polja u sljedećoj formi – \# “pozitivno;negativno;nula”. Dakle, potrebno je uključiti prekidač za ručno formatiranje (\#), te primijeniti željena formatiranja na “pozitivno”, “negativno” i “nula”. Podržane su sve standardne opcije formatiranja fonta.
Primjer kôda polja koji zbraja vrijednosti u ćelijama iznad, i formatira ih ovisno o vrijednosti:
{=SUM(ABOVE) \# "#.###,##;-#.###,##;#"}Pozitivne vrijednosti će izgledati ovako: 1,234.00, negativne ovako: -5.678,00, a nula ovako: 0.
Ostale tipove formatiranja primjenjujete na isti način. Označite pozitivni/negativni/nula dio formule, i primijenite željeno formatiranje iz izbornika Font.
Korištenje apsolutnih adresa ćelija u formulama
Ukoliko je potrebno, moguće je referencirati i apsolutne adrese ćelija tablice. Retci su označeni brojevima, a stupci slovima, kao na slici:
| A | B | C | |
| 1 | 10 | 2,3 | 25 |
| 2 | 21 | 3,4 | 23 |
| 3 | 3 | 4,56 | 18 |
| 4 | 4 | 6,78 | 6 |
| 5 | 18 | 152 | -25 |
| 56 | 34,78 | -25 |
Primjerice polje s kôdom =SUM(A1:B4) uredno vraća zbroj vrijednosti ununtar navedenog raspona. Ipak, mislim da smo se ovim korakom opasno približili Excelu, koji je ipak glavni za ovakve stvari. Uostalom, tablice iz Excela možete importirati, pa čak i linkati u Wordu. Na taj način možete proračune u Wordu automatski ažurirati kad nešto promijenite u Excel worksheetu.
Sve ove formule moguće je kombinirati, koristiti ih s osnovnim aritmetičkim operacijama (+, -, *, /, %, ^), operatorima uspoređivanja (=, <, >, <>) kao i nekim logičkim operatorima (IF, AND, OR), za dobijanje složenijih funkcija. Ali to je priča za neku drugu priliku.
Napomena: kao ni druga polja, Word ne osvježava rezultate formula automatski. To znači da je dobra praksa, nakon što završite rad na dokumentu, još jednom osvježiti sve reference, ali i druga polja. Prvo označite čitavi dokument s Ctrl + A, a nakon toga s tipkom F9 osvježite sve polja.
