Kako napokon urediti liste s više razina (Multilevel list)

Word ima poprilično zapetljano sučelje za definiranje liste s više razina. U ovom postu prikazat ću kako složiti listu koja u potpunosti odgovara vašim potrebama. Prvo ću objasniti svaki segment sučelja, potom prikazati potrebne korake za izradu dva primjera listi, te na kraju objasniti kako umetnuti i editirati jednom definiranu listu.

Uvod

U Wordu postoji više načina za numeriranje stavki:

• Numbering – najjednostavniji, podržava jednu razinu numeracije i njega po mojem skromnom mišljenju možete u potpunosti ignorirati
• Multilevel list – napredniji način, koji podržava rad s više razina numeracije, te koji se može koristiti za numeraciju kroz cijeli dokument
• SEQ field – nešto manje intuitivan, ali ipak koristan način za kontrolu numeracije korištenjem polja (fields), pogodan za korištenje ukoliko u dokumentu trebamo puno različitih, međusobno neovisnih lista
• ListNum field – kontrola numeracije unutar paragrafa, odnosno, novi broj liste ne mora ići u novi red teksta

U ovom postu ću se fokusirati na Multilevel list.

Dijaloški prozor za stvaranje liste s više razina

Ovdje ću objasniti kako se stvara lista za numeriranje s više razina. Potrebno je doći do dijaloškog prozora za stvaranje nove liste kako je prikazano na slici: Home tab > Paragraph odjeljak > Multilevel list > Define New Multilevel List…

Po defaultu, prikazan je smanjeni dijaloški prozor. Naravno, nas zanimaju sve opcije, pa klikom na tipku More>> u donjem desnom uglu dobijemo prozor koji izgleda ovako:

Dijaloški prozor nudi apsolutno sve što je potrebno za prilagođavanje izgleda vaše numerirane liste. Međutim, sučelje je po mojem mišljenju malo neintuitivno pa ću u nastavku opisati što radi svaki dio prozora.

1. Click level to modify – klikom na broj odabire se razina liste (od 1 do 9) i svojstva odabrane razine su prikazane u Number format području ispod.

2. U ovom odjeljku može se vidjeti (preview) pregled kako izgleda definirana lista sa stilom numeracije, uvlakama za pojedinu razinu, i osnovnim podešenjima fonta (boja, bold, italic, underline i slično)

3. Number format – predstavlja najvažniji dio ovog dijaloškog prozora u kojem se zapravo definira što se događa s listom na svakoj razini. Unutar polja Enter formatting for number unosi se numeracija. Zasivljene vrijednosti predstavljaju brojeve koji se automatski povećavaju (inkrementiraju) prilikom umetanja nove vrijednosti.
   Stil numeracije bira se u padajućem izborniku Number style for this level, koji nudi izbor između arapskih brojeva (1, 2, 3…), rimskih brojeva (i, ii, iii…), slova (a, b, c…), pa čak i bez numeracije s točkama, strelicama i slično. Nakon umetanja željenog stila, s tipkovnice direktno unosimo znak(ove) koji slijede broj kao primjerice “)”, “.”, “-”.
   S obzirom na to da je na slici odabrana prva razina numeracije padajući izbornik Include level number from je zasivljen, što znači da ne možemo umetati numeraciju s drugih razina. Ukoliko je odabrana druga razina liste, moguće je umetnuti numeraciju s prve razine. Slično, ako je odabrana treća razina liste, moguće je umetnuti numeraciju s prve i druge razine.
   Tipka Font pokreće klasičan dijaloški prozor za definiranje fonta brojčane numeracije. Ova podešenja ne utječu na oblikovanje ostatka teksta liste.

4. Position – u ovom odjeljku definira se poravnanje broja, udaljenost broja od margine, te udaljenost teksta koji slijedi numeraciju od margine. Pritiskom na tipku Set for All Levels otvara se prozor unutar kojeg je moguće definirati korak povećanja uvlake za svaku od razina liste.

U gornjem primjeru tako je definirano da je broj prve razine pozicioniran na 0 cm udaljenosti od margine, a tekst je udaljen 0,63 cm od margine. Additional indent for each level definira dodatnu udaljenost od margine za svaku dodatnu razinu liste. Tako je u gornjem primjeru tekst na drugoj razini smješten na udaljenosti 1,26 cm od margine, na trećoj je na udaljenosti 1,89 cm i tako dalje. Naravno, moguće je postaviti dodatnu uvlaku na vrijednost 0 cm (pa čak i negativnu vrijednost ako se osjećate avanturistički raspoloženo).

5. Apply changes to – ovaj padajući izbornik nudi odabir na raspon liste na koji će se primijeniti promjene:

• Whole list – promjene će se primijeniti na ovoj razini liste u cijelom dokumentu
• This point forward – promjene se neće reflektirati na ovoj razini liste, koje se pojavljuju u tekstu prije ove točke
• Current paragraph – promjene će se primijeniti samo na ovom paragrafu

6. Link level to style – korištenjem ove naredbe moguće je povezati trenutno odabranu razinu liste sa nekim stilom u Style gallery. Na primjer, povezivanje razine 1 sa stilom Heading 1, razine 2 sa stilom Heading 2. Kada primijenimo Heading 1 na paragraf u tekstu, Multilevel list će se automatski reflektirati na navedeni paragraf

7. Level to show in gallery – mijenja razinu trenutno odabranog Headinga. Ovo možete u potpunosti ignorirati.

8. ListNum field list name – koristi se za definiranje ListNum polja, koji se kasnije može referencirati u dokumentu.

9. Start at – ukoliko ne želimo da numeracija na određenoj razini počinje od 1 (ili a, ili I…), ovdje to možemo promijeniti. Ovo podešenje se može koristiti neovisno za svaku razinu liste.

10. Restart list after – ovdje se može odabrati kada se numeracija pojedine razine resetira. Za razinu 1 je nedostupno, za razinu 2 defaultno podešenje je da se numeracija resetira nakon novog člana liste s razinom 1, itd. Defaultno podešenje je dovoljno za većinu primjena. Ovdje ću prikazati primjer kada se numeracija razine 3 resetira nakon razine 1 umjesto nakon razine 2, samo da se dobije osjećaj kako ova funkcionalnost radi:

1. Heading 1
     1.1. Heading 2
          1.1.1. Heading 3  
     1.2. Heading 2 
          1.2.2. Heading 3 //kako nakon prethodnog Headinga 3 nije prisutan novi Heading 1, nastavlja se numeracija od prošlog,   dakle 1.2.2, umjesto 1.2.1
     1.3. Heading 2
2. Heading 1
     2.1. Heading 2
          2.1.1. Heading 3 //budući da je prisutan novi Heading 1, lista na 3. razini je resetirana, te počinje od 1 (umjesto 4)

Također, moguće je potpuno isključiti resetiranje pojedine razine liste.

11. Legal style numbering – ova opcija odnosi se samo za numeraciju s kombinacijom rimskih i arapskih brojeva. Rimski brojevi korišteni na višim razinama liste pretvaraju se u arapske na nižim razinama. Ukoliko lista ne koristi rimske brojeve, ova kvačica nema efekta. Moguće da je ova opcija korisna pravnicima, ne bih znao. Primjer funkcionalnosti:

• bez uključene opcije Legal style numbering:

I)  Heading 1
     I.1)  Heading 2

• s uključenom opcijom Legal style numbering:

I)  Heading 1
     1.1)  Heading 2

12. Follow number with – ovdje biramo koji znak slijedi između broja i teksta numeracije. Opcije su Tab, Space i ništa. Ukoliko se izabere Tab, moguće je definirati Tab stop u cm, odnosno, udaljenost od margine na kojoj započinje tekst. Ovaj znak se može mijenjati zasebno za svaku razinu.

Primjeri

Klasična lista s arapskim brojevima

Sada ću demonstrirati kako se definira jedna konkretna, upotrebljiva lista. Specifikacije liste su sljedeće:

• Za numeraciju koriste se arapski brojevi s točkom, svi počinju od 1
• Niža razina nasljeđuje broj s više razine
• Font brojeva: Arial, visina 11
• Položaj: lijevo poravnanje, 0 cm odmaknuto od margine, tekst odmaknut 0,7 cm od margine, svaka sljedeća razina odmiče se dodatnih 0,7 cm od margine
• Nakon broja slijedi Tab znak

Koraci za stvaranje liste:

1. Otvorite dijaloški prozor Define new Multilevel list i proširite ga klikom na More > >
2. Odaberite prvu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
3. U Font izborniku odaberite Arial font, veličine 11
4. Odaberite “1, 2, 3, …” u padajućem izborniku Number style for this level
5. U ćeliju Enter formatting for number upišite točku (“.”)
6. Klikni na Set for All Levels u odjeljku Position, i upišite 0 cm u Bullet/Number position for first level, 0,7 cm u Text position for first level, i 0,7 cm Additional indent for each level
7. Odaberite drugu razinu liste i  izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
8. U padajućem izborniku Include level number from odaberite Level 1, te u ćeliju Enter
9. Nakon toga u padajućem izborniku Number style for this level odaberite “1, 2, 3, …”, te dopišite točku nakon druge jedinice. Ćelija Enter formatting for number bi sada trebala izgledati ovako:
   
10. Odaberite treću razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
11. U padajućem izborniku Include level number from odaberite Level 1, te u ćeliju Enter formatting for number upišite točku, potom u istom izborniku odaberi Level 2, i dodajte još jednu točku.
12. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “1, 2, 3, …”, te ponovo upišite točku.
13. Odaberite četvrtu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number.
14. U padajućem izborniku Include level number from odaberite Level 1, te u ćeliju Enter formatting for number upišite točku, potom u istom izborniku odaberite Level 2, dodajte još jednu točku, pa Level 3 i još jednu točku
15. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “1, 2, 3, …”, te ponovo upišite točku.
16. Ponovite za željeni broj razina (do 9 maksimalno)

Lista s kombinacijom arapskih brojeva, rimskih brojeva, slova i znakova

Samo radi demonstracije, ovdje ću pokazati kako se definira lista s više razina s kombinacijom svih mogućih tipova numeracije, koja je vjerojatno neupotrebljiva za neki ozbiljan dokument. Lista je prikazana na slici:

Koraci potrebni za stvaranje liste:

1. Otvorite dijaloški prozor Define new Multilevel list i proširite ga klikom na More > >
2. Odaberite prvu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
3. U Font izborniku odaberite Calibri font, veličine 10, uključi Bold
4. Odaberite “I, II, III, …” u padajućem izborniku Number style for this level
5. U polje Start at unesite “X”
6. Kliknite na Set for All Levels u odjeljku Position, i upiši 0 cm u Bullet/Number position for first level, 0,7 cm u Text position for first level, i 0,7 cm Additional indent for each level
7. Odaberite drugu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
8. U padajućem izborniku Include level number from odaberite Level 1, te u ćeliju Enter formatting for number upišite točku
9. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “I, II, III, …”, te u ćeliju Enter formatting for number upišite točku
10. Odaberite treću razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
11. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “Bullet: •”, te u Font izborniku odaberite željenu boju pod Font color
12. Odaberite četvrtu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
13. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “01, 02, 03, …”, te u Font izborniku uključite Underline
14. Odaberite petu razinu liste i izbrišite sav sadržaj u ćeliji Enter formatting for number
15. U padajućem izborniku Number style for this level odaberite “a, b, c, …”
16. Unutar ćelije Enter formatting for number unesite okrugle zagrade oko slova a

Umetanje i editiranje liste s više razina

Nakon što smo definirali listu, lista postaje dostupna u izborniku Multilevel list u odjeljku List in current documents kao što je prikazano na slici:

Klikom na odabranu listu umeće se prva razina navedene liste u dokumentu. Mijenjanje razine liste radi se klikom na ikone Increase indent i Decrease indent (kako je prikazano na slici). Tipkovničke kratice za te naredbe su Shift + Alt + →, odnosno Shift + Alt + ←.

Ukoliko trebamo nešto promijeniti na postojećoj listi, potrebno je označiti bilo koji element liste, te ponovo odabrati Define New Multilevel List naredbu. Ne postoji Edit list ili neka slična naredba za mijenjanje postojeće liste.